회계부정방지 체크포인트 7가지

회계부정방지 체크포인트 7가지

에른스트루드비히키르히너(활쏘는사람들)

■ 중소기업 A사의 직원 횡령 사례

 

󰋫 중소기업인 A사는 기존에 영위하던 사업의 성장에 한계가 있어 새로운 기술개발에 전념하고 있으며, 인건비 절감 등을 위하여 대표이사가 직접 기술개발담당하고 있음. 재무담당임원을 별도로 두고 있지 않고 영업담당임원재무업무를 겸직하도록 하고 있어 담당임원전문성이 부족한 상태임.

 

󰋫 자금 및 회계업무는 회계팀장*모든 업무직접** 담당하고 있으며, 대표이사와 담당임원은 전적으로 신뢰하여 자금 및 회계 관련 업무의 대부분을 에게 위임하고 있음.

 

* 입사 이후 약 20년간 회계부서에서 회계업무만 담당하였고, 최근 8년 동안은 자금업무도 같이 담당. 팀원이 1명도 없어 자금과 회계업무, 거래의 실행과 기록, 자산 보관 등 모든 업무를 이 혼자서 직접 수행.

 

󰋫 은 본인의 주식투자손실 만회하기 위하여 회사의 현금예금 등을 무단으로 인출·사용한 결과 6년간 회사자산의 40%에 해당하는 금액을 횡령하고현금, 매출채권 등 존재하지 않는 자산을 가공으로 계상하거나, 차입금 부채누락하는 방법으로 회계장부조작하여 장기간 임직원들을 속여 왔음.

 

󰋫 외부감사인B회계법인은 15년 동안 A사의 회계감사를 수행하였으나, 의 횡령사실과 회계부정 사실을 인지하지 못하였음.

 

 

1. 자금담당자와 회계담당자는 반드시 분리하세요.

 

(업무분장 현황) 중소기업 A사는 인건비 절감을 위하여 자금, 회계, 인사 및 총무를 담당하는 팀을 2(팀장 포함)으로 운영하면서 1(, 팀장) 자금 회계업무를 담당하고, 나머지 1(팀원) 인사 총무업무를 담당.

 

자금 회계업무를 혼자 담당하던 거액 현금횡령하였음에도 경영진은 전적으로 신뢰한 결과 이를 전혀 인지하지 못하였음

 

(내부통제 취약점) 자금담당자와 회계담당자의 분리, 거래의 실행기록 분리 적절한 업무분장을 통하여 내부통제보다 철저히 하였어야 함에도 자금 회계, 거래 실행기록 등을 동일한 1 직원이 오랜 기간 혼자 담당하도록 하였고영업담당임원이 회계업무를 겸직하도록 한 결과, 영업담당임원에게 적으로 의존하게 되어 조작서류에 서명만 하는 상태가 지속됨.

 

영자는 오류 또는 부정을 방지하기 위해 한명에게 모든 일을 시키는 대신에 업무를 여러 명에게 적절히 배분할 필요. 특히, 자금 담당자와 회계담당자는 반드시 분리하여 각각 다른 사람이 담당하도록 할 것

 

2. 현금과 통장잔고는 사전 예고 없이 불시에 점검하세요

 

(현금실사 및 통장잔고 확인현황) A사 경영진은 최근 몇 년간 현금실사 통장잔고 확인 전혀 하지 않았고, 외부감사인의 현금실사도 사전 협의 후, 1 이루어졌음.

 

(내부통제 취약점) 현금은 회사의 모든 활동에 관여되는 자산으로 동성 매우 높아 횡령 위험 항상 노출되어 있으므로 철저한 관리 필요하나, 사전 예고된 현금실사만으로는 담당자에게 자료를 조작 수 있는 충분한 시간 제공할 수 있어 횡령이나 회계부정발견하기 어려울 수 있음.

 

내부통제 관점에서 정기적인 점검 등 횡령 방지절차도 중요하지만, 사전 예고 없이 불시에 이루어지는 현금실사 및 통장잔고 확인도 반드시 필요. 담당자 휴가시 관련 업무에 대한 불시 점검, 강제적인 휴가명령, 비정기적 불시 현금실사 및 통장잔고 확인 등으로 횡령여부를 파악할 수 있을 뿐만 아니라, 담당자의 불순한 동기도 사전 차단 가능.

 

 

3. 휴면계좌 등 사용하지 않는 계좌는 즉시 해지하세요

 

(계좌관리 현황) A사는 개 은행에서 총 OO개의 보통예금계좌를 개설하여 사용 중이며일부 계좌는 매출채권 회수, 구매자금 집행, 경비 지급 등 구체적인 사용목적에 맞게 이용되고 있으나 나머지 계좌 사용하지 않고 있음에도 계속 보유.

 

A사직원 휴면계좌를 이용하여 회사자금횡령하였고, 수표발행 및 은행간 계좌이체 등을 통하여 횡령사실은폐해 옴

 

(내부통제 취약점) 횡령직원 거래처별로 매출채권 회수계좌를 다르게 사용하면서 계좌에서 구매대금, 일반자금 등의 거래를 혼용하여 집행으로써 다른 직원들이 매출채권 회수 사실 쉽게 파하지 못하게 하였고, 외부감사를 받을 때에는 횡령사실을 은폐하기 위하여 하나매출채권 수계에서 수표 출금 동 수표를 다른 휴면계좌 입금하고, 수표 실물 보유한 것처럼 감사인속여 현금을 이중으로 장부에 반영.

 

용도가 불분명하거나 사용하지 않는 휴면계좌는 내부관리대상에서 누락되기 쉬워 내부 횡령 등 부정행위에 이용될 수 있으므로, 사용하지 않는 휴면계좌는 즉시 해지하는 것이 바람직.

 

 

4. 현금을 출금할 때는 관리자의 승인절차를 갖추세요

 

(현금출금 실무현황) 계좌이체 또는 창구 출금시 아무런 통제승인장치 없이 담당자가 자유롭게 계좌이체 또는 창구 출금이 가능.

 

(내부통제 취약점) 직원에 의한 회계부정 발생기업 대부분이 현금 출금(계좌이체 또는 창구출금)에 대하여 직원에게 많은 권한을 위임. 경영진에게는 매입채무를 상환하는 것으로 승인을 받았고 은행계좌의 적요란에도 매입채무를 상환한 것으로 기재하였으나계좌이체 또는 창구출금에 대한 통제장치가 없어 횡령직원 개인 계좌로 쉽게 송금 가능

 

거래처 등에 계좌이체시 사전에 등록된 계좌에 한하여 관리자의 승인을 득한 후에만 계좌이체가 가능하도록 통제할 필요. 사전에 등록된 계좌 이외의 계좌로 송금하는 경우 계좌를 등록한 후에 송금하거나, 관리자의 승인을 받은 후에 송금하도록 하고 사후에라도 계좌를 반드시 등록하도록 할 것. 회사의 계좌에서 일정액 이상의 현금을 출금(또는 계좌이체)하는 경우 대표이사 또는 CFO의 휴대폰에 동 내용을 문자 발송토록 조치.

 

 

5. 통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관하세요

 

(중요 물품 보관 현황) C사는 증권계좌에 자회사 유가증권을 장기간 보유하고 있었고, 총무부 직원 15년간 증권계좌 유가증권, 출금카드, 비밀번호 등을 혼자서 관리함.  보관 중인 출금카드, 계좌 비밀번호 등을 이용하여 유가증권을 임의 매각여 매각대금을 개인 용도사용

 

(내부통제 취약점) 총무부 직원 15년 동안 유가증권 관련 업무 하면서 유가증권과 출금카드 등 중요 물품 혼자 관리하도록 하였고C사는 이에 대한 적절한 통제활동 실시하지 않아 유가증권 임의매각을 통한 직원 횡령 가능하였음.

 

유가증권, 법인카드, 인감, 통장, 계좌 비밀번호 등은 각각 다른 담당자가 관리·보관하도록 할 필요. 인감, 통장 등 중요 물품 사용시 관리자의 승인 을 받도록 할 것.

 

 

6. 같은 업무를 너무 오래 하지 않도록 업무를 자주 바꿔주세요.

 

(업무분장 현황) A사 횡령직원 입사 후 약 20년간 회계업무를 계속 담당하였고, 최근 8년간은 자금업무동시 담당. 은 오랜 기간 동안 같은 업무혼자 수행하면서 회사 내부통제 취약점 가장 잘 알게 되었고, 재무를 전담하는 임원도 없는 상태

 

회사자금을 장기간 횡령하고, 가공 현금 계상하거나 매입채무 누락 등의 방법으로 장기간 임직원들을 속일 수 있었음

 

(내부통제 취약점) 이 오랜기간 같은 업무를 혼자 수행하면서 동 분야에 대하여 가장 잘 아는 직원이 되었고, 회사내에서 을 견제하거나 관리·감독할 지위에 있는 사람이 없었으며,경영진 역시 을 전적으로 신뢰하여 별도 통제활동 하지 않았음.

 

직원들의 업무를 자주 바꿔 주어 한 명이 특정업무를 너무 오랜 기간 동안 담당하지 않도록 할 필요. A사의 경우 의 업무를 다른 직원과 바꾸어 주었더라면, 횡령을 방지할 수 있었거나 횡령사실을 보다 더 일찍 발견할 수 있었을 것임.

 

 

7. 외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검하는 기회로 삼으세요

 

(외부감사 현황) A사는주식회사의 외부감사에 대한 법률에 따른 외부감사대상으로 15 B회계법인으로부터 외부감사를 받고 있음. A사는 비용 절감을 위하여 최저 감사보수 금액을 제안 B회계법인과 감사계약을 체결함.

 

B회계법인은 직원이 횡령한 기간(6) 동안 매년 회계감사실시하였으나, 현금실사, 은행조회서 채권채무조회서 확인 등의 절차를 소홀히 하여 횡령사실을 발견하지 못하였음.

 

(내부통제 취약점) A사는 외부감사의 필요성이 없다고 보아 가장 은 보수 제시 회계법인 선임하고, 경영진 외부감사에 대하여 전혀 가지지 않았음. 외부감사인이 요청한 자료에 대해서도 횡령한 직원조작하여 만든 허위자료 제출하도록 방치하였고외부감사인15년간 계속 감사를 수행하면서 형식적인 감사절차 수행하였음.

 

외부감사를 통하여 회사의 재무상태를 점검할 수 있으므로 감사의견 뿐만 아니라 외부감사인이 수행한 절차 등에 대해서도 경영진이 관심을 가질 필요. 또한, 외부감사인을 정기적으로 교체함으로써 새로운 시각을 통하여 회사의 문제점을 파악할 필요.

 

 ※ 출처 : 금융감독원 회계조사국, <중소기업 사장님을 위한 회계부정방지 체크포인트 7가지> 인용

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